Tiedonhallinta ja menettelyt virastossa
Tiedonhallintalaki luo perustan menettelytavoille, joilla Traficom käsittelee toiminnassaan syntyviä tietoja niiden elinkaaren ajan.
Tiedonhallintamalli, TIHALA-tehtävät ja eteneminen
Tiedonhallintalain vaatimusten mukaisella tiedonhallintamallilla kuvataan ja ohjataan tiedonhallintaa Traficomissa. Tiedonhallintamallissamme on kuvattu viraston toiminta, tietopääoma ja tietojärjestelmät sekä ohjeet ja toimenpiteet, joilla tietoturvallisuus toteutetaan.
Tiedonhallintamallin kuvauksien täydentämistä ja tarkentamista on jatkettu vuoden 2022 aikana.
Tiedonhallintamalli on kytketty myös kehittämisen toimintamalliin ja tiedonhallintamallin kuvaukset päivittyvät kehitystehtävissä syntyvien kuvausten myötä.
Vuoden 2022 aikana tunnistettiin Traficomin tiedonhallintalain toimenpano -projektissa jatkokehitystarpeita tiedonhallintamallin ylläpitoon. Lisäksi aloitettiin tiedonhallintalakiin liittyvän henkilöstölle tarjottavan koulutuspaketin suunnittelu ja toteutus eOppivassa.
Traficom ylläpitää myös tiedonhallintalain vaatimusten mukaista asiakirjajulkisuuskuvausta, johon voi tutustua verkkosivuillamme.
Kehittämisen toimintamalli toteuttaa tiedonhallintaa
Traficomin kehittämisen toimintamallia kehitetään jatkuvasti. Vuonna 2022 malliin ryhdyttiin sisällyttämään pitkän tähtäimen kehittämisen tiekartan prosessia. Työ aloitettiin kesäkuussa ja se jatkuu vuonna 2023.
Tiedonhallintalain käytäntöön viemisen projektissa on tunnistettu päivitys- ja tarkennustarpeita kehittämisen toimintamalliin.
Edellä mainittu pitkän tähtäimen tiekartan rakentaminen auttaa muun muassa Valtiovarainministeriön lausuntoprosessin paremmassa huomioimisessa. Muutosten käyttöönotto sijoittuu keväälle 2023.
Tiedonohjaussuunnitelma ohjaa Traficomissa asianhallinnan lisäksi dokumentinhallintaa
Traficomin asianhallintajärjestelmissä käsiteltiin vuonna 2022 noin 633 000 asiaa ja noin 1 135 000 asiakirjaa. Sähköisen asioinnin kasvun ja digitalisaation myötä automaattisesti vireille tulevien asioiden määrä kasvaa, ja suurin osa asianhallinnassa käsiteltävistä asioista tulee vireille integraatioiden kautta suoraan sähköisestä asioinnista tai operatiivisista järjestelmistä.
Dokumentinhallintajärjestelmiin syntyi vuoden aikana noin 26 000 uutta dokumenttia ja työtä tukemaan perustettiin 111 uutta sähköistä työtilaa.
Asian- ja dokumentinhallinta vuonna 2022
Asianhallintajärjestelmissä käsitellyt asiat - 633 000
Asianhallintaan liitetyt viranomaisen asiakirjat - 135 000
Dokumentinhallintaan syntyneet uudet dokumentit - 26 000
Traficomin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) kuvaa viraston tehtävät ja käsittelyprosessit, tehtävien hoidossa syntyvän asiakirjallisen tiedon ohjaus- ja hallintaperiaatteet sekä tietojen säilytysajat. Tiedonohjaussuunnitelman keskeinen hyöty on automaattisten metatietojen tuottaminen sähköiselle tiedolle, mikä säästää aikaa tiedon käsittelijältä. TOS on jatkuvasti päivittyvä työkalu. Vuoden 2022 aikana toteutettiin noin 60 muutosta.
TOS ohjaa Traficomissa asianhallinnan lisäksi dokumentinhallintaa, jonka avulla esimerkiksi tieto salassapidosta tai käyttöoikeudet dokumenteille voidaan tuottaa suoraan tiedonohjauussuunnitelman kautta.
Traficomissa asian- ja dokumentinhallinta uudistuu edelleen. Vuoden 2022 lokakuussa virastossa otettiin käyttöön uusi yhteinen dokumentinhallintajärjestelmä Dynasty, jonka avulla työn tukena tarvittavia dokumentteja voidaan luoda, muokata ja jakaa yhteiseen käyttöön virastossa. Seuraavana vuorossa on asianhallinnan uudistaminen.
Järjestelmien uudistamisella vähennetään käytössä olevien järjestelmien määrää ja tehostetaan asian- ja dokumentinhallintaa.
Järjestelmäuudistusten lisäksi virastoon luotiin yhteiset tiedonhallinnan periaatteet käyttäjiä ohjaamiseksi tiedonhallinnassa niin järjestelmän valinnan kuin niiden toiminnallisuuksien ja parhaiden käytänteiden osalta.